अगर हम स्प्रैडशीट्स के बारे में बात करते हैं, तो हमें एक्सेल के बारे में बात करनी होगी, एक ऐसा एप्लिकेशन जो 1985 में बाजार में आया था, लेकिन 1993 तक बाजार में एक संदर्भ नहीं बन पाया, जब यह सर्वशक्तिमान लोटस-1-2-3 से आगे निकल गया। आज एक्सेल है एक साथ एकीकृत और Office 365 से अविभाज्य।
इन वर्षों में, एक्सेल में केवल सुधार हुआ है, कंपनियों और व्यक्तियों दोनों के लिए बड़ी संख्या में समाधान, समाधान पेश करता है। उपयोगकर्ताओं और कंपनियों दोनों के लिए यह हमें प्रदान किए जाने वाले कार्यों में से एक की संभावना है ड्रॉपडाउन सूचियां बनाएं, एक बहुत ही उपयोगी फ़ंक्शन जिसे हम आगे पढ़ाएंगे।
एक्सेल विंडोज और मैकओएस दोनों के लिए और वेब के माध्यम से पूर्ण संस्करणों में उपलब्ध है। हालांकि यह सच है कि हमारे पास मोबाइल उपकरणों के लिए एक संस्करण उपलब्ध है, यह यह इतना पूर्ण नहीं है जैसा कि हम डेस्कटॉप संस्करणों में पा सकते हैं। एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के लिए अनुसरण करने के चरण विंडोज, मैकओएस और वेब संस्करणों के माध्यम से समान हैं।
हालांकि उन्हें केवल एक्सेल के डेस्कटॉप संस्करणों के माध्यम से बनाया जा सकता है, ये उनसे परामर्श किया जा सकता है और एक्सेल के किसी भी संस्करण के साथ बातचीत की जा सकती है, जिसमें Microsoft द्वारा मोबाइल उपकरणों के लिए Office एप्लिकेशन के माध्यम से प्रदान किया जाने वाला छोटा संस्करण शामिल है, जो पूरी तरह से निःशुल्क एप्लिकेशन है।
ड्रॉप-डाउन सूचियां क्या हैं
ड्रॉप-डाउन सूचियाँ, हमें अनुमति देती हैं विकल्पों की सूची में से केवल एक विकल्प चुनें, बाकी को छोड़कर। इस प्रकार की सूची हमें गलत डेटा के प्रवेश से बचने या वर्तनी की गलतियों (जो हमें विशिष्ट खोज फ़िल्टर करने की अनुमति देती है) से बचने के लिए डिफ़ॉल्ट मानों का उपयोग करने की अनुमति देती है।
कंपनियों में, ये सूचियाँ आपको अपने दिन-प्रतिदिन के कार्यों और प्रबंधन को अधिक कुशल तरीके से व्यवस्थित और प्रबंधित करने की अनुमति देती हैं, साथ ही एक पेशेवर स्पर्श प्रदान करती हैं जो कभी दर्द नहीं देता। ड्रॉप-डाउन सूचियों की संख्या जो हम बना सकते हैं वह असीमित है, इसलिए हम शीट पर प्रत्येक सेल के लिए एक सूची बॉक्स बना सकते हैं।
इनवॉइस बनाते समय इस प्रकार की सूचियाँ बहुत उपयोगी होती हैं (जहां प्रत्येक अवधारणा पिछले एक से अलग है), विज़िट ट्रैक करें, कस्टम फ़िल्टर लागू करने के लिए डेटाबेस बनाएं जो हमें गोदामों में स्टॉक को नियंत्रित करने की अनुमति देता है ... यदि आप इस लेख तक पहुंच गए हैं, तो सबसे अधिक संभावना है कि आप उस उपयोगिता के बारे में स्पष्ट हैं जो आप इस शानदार एक्सेल फ़ंक्शन को देने का इरादा रखते हैं।
एक्सेल में ड्रॉप डाउन लिस्ट कैसे बनाएं create
ड्रॉप-डाउन सूचियाँ उन तालिकाओं से डेटा प्राप्त करती हैं जिन्हें हमें स्रोत के रूप में उपयोग करने के लिए पहले बनाना होगा। यदि शीट का उद्देश्य हम ड्रॉप-डाउन सूची बनाना चाहते हैं, तो उसे प्रिंट करना है, हमें अवश्य करना चाहिए डेटा स्रोत को दूसरी अलग शीट पर सेट करें, एक शीट जिसे हम डेटा कह सकते हैं।
जैसा कि मैंने ऊपर टिप्पणी की है, उसी शीट में हम अनंत ड्रॉप-डाउन सूचियां बना सकते हैं, इसलिए यदि हम प्रत्येक डेटा स्रोत के लिए एक शीट नहीं बनाना चाहते हैं, तो हम उसी शीट का उपयोग कर सकते हैं, उस डेटा को नष्ट किए बिना जिसे हमने सेवा दी है सूचियों के लिए एक स्रोत जो हमने पहले ही बना लिया है। एक बार जब हम इस बारे में स्पष्ट हो जाते हैं कि वे कैसे काम करते हैं, तो हम आपको अनुसरण करने के लिए कदम दिखाते हैं एक्सेल में ड्रॉप डाउन लिस्ट बनाएं।
डेटा स्रोत बनाएं
पहली चीज जो हमें करनी चाहिए वह है डेटा स्रोत, डेटा जो ड्रॉप-डाउन सूचियां बनाने के लिए उपयोग किया जाता है। यदि हमने पहले यह डेटा नहीं बनाया था, तो ड्रॉप-डाउन सूची उनके पास दिखाने के लिए कुछ नहीं होगा. डेटा स्रोत बनाने के लिए, हम एक्सेल में एक नई शीट खोलते हैं, नाम पर डबल क्लिक करते हैं और हम इसे डेटा नाम देंगे।
प्रत्येक ड्रॉप-डाउन सूची के डेटा स्रोत के साथ शामिल न होने के लिए, जिसे हम बनाना चाहते हैं, हमें लिखना होगा पहले मान के रूप में सूची का नामचाहे शहर हों, मॉडल हों, देश हों, कपड़े हों... अगर हम केवल एक सूची बनाने जा रहे हैं, तो पहले सेल में नाम लिखना आवश्यक नहीं है।
इसके बाद, हमें वे सभी विकल्प लिखने होंगे जो हम चाहते हैं ड्रॉप-डाउन सूची में प्रदर्शित होते हैं, डेटा के स्रोत का चयन करना आसान बनाने के लिए एक ही कॉलम में एक के नीचे एक। एक बार जब हम डेटा स्रोत बना लेते हैं, तो अब हम ड्रॉप-डाउन सूचियां बना सकते हैं।
ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं
- पहले हम कोशिकाओं का चयन करते हैं जहां हम ड्रॉपडाउन सूचियां प्रदर्शित करना चाहते हैं।
- इसके बाद, रिबन पर डेटा विकल्प (शीट नहीं) पर क्लिक करें। विकल्पों के भीतर, पर क्लिक करें डेटा मान्यता.
- कॉन्फ़िगरेशन टैब के भीतर> सत्यापन मानदंड> हमें चयन करने की अनुमति दें सूची.
- इसके बाद हम ओरिजिन बॉक्स में जाते हैं और बॉक्स के अंत में आइकन पर क्लिक करते हैं उन कक्षों की श्रेणी का चयन करें जहां डेटा स्थित है.
- इसके बाद, डेटा शीट पर क्लिक करें और हम उन कक्षों की श्रेणी का चयन करते हैं जहां डेटा स्थित है, उस सेल का नाम छोड़कर जिसने हमें इस डेटा की पहचान करने की अनुमति दी है। डेटा रेंज का चयन करने के बाद, हम एंटर दबाते हैं।
- हमने मुख्य एक्सेल शीट पर अपनी पहली ड्रॉप डाउन सूची पहले ही बना ली है। उन सभी कक्षों में जिन्हें हमने ड्रॉप-डाउन सूची दिखाने के लिए चुना है, अब एक नीचे की ओर तीर प्रदर्शित होता है जो हमें प्रेस करने के लिए आमंत्रित करता है सभी विकल्पों में से चुनें जिसे हमने पहले डेटा शीट में स्थापित किया है।
एक बार जब हम पहली ड्रॉप-डाउन सूची बना लेते हैं, तो हमें अवश्य एक ही प्रक्रिया करें बाकी ड्रॉप-डाउन सूचियां बनाने के लिए जो हमें चाहिए या चाहिए।